一、前期調(diào)研準(zhǔn)備工作
會(huì)展展示活動(dòng)的前期調(diào)研工作，基本上依據(jù)五大要素而展開(kāi)：即人、物、場(chǎng)、時(shí)、經(jīng)費(fèi)。
所謂人，即會(huì)展展示活動(dòng)的組織者及參與者，他們是會(huì)展展示活動(dòng)最關(guān)鍵的要素；所謂物，即會(huì)展展示活動(dòng)中出現(xiàn)的展品、展示道具以及其他帶有精神內(nèi)涵的主題、內(nèi)容等。物是傳播信息和實(shí)現(xiàn)展示目的的具體載體；所謂場(chǎng)，即會(huì)議、展覽或其他節(jié)慶活動(dòng)的場(chǎng)所，這是會(huì)展展示活動(dòng)得以開(kāi)展的基礎(chǔ)和保證；所謂時(shí)，即時(shí)間，指會(huì)展展示活動(dòng)開(kāi)展和持續(xù)的時(shí)間；所謂費(fèi)，把握即會(huì)展展示活動(dòng)所用的經(jīng)費(fèi)，這是整個(gè)項(xiàng)目是否能夠得以實(shí)現(xiàn)的根本保證。
(一)對(duì)人的所究
1.組織活動(dòng)者
組織活動(dòng)者又稱為信息傳播者。包括會(huì)展展示活動(dòng)的主辦人和承辦人。這部分人可以由政府部門(mén)、專門(mén)的展示活動(dòng)策劃?rùn)C(jī)構(gòu)、行業(yè)或企業(yè)主管單位、企業(yè)和部分參展部門(mén)等組成。展示設(shè)計(jì)者首先必須對(duì)活動(dòng)組織者的意圖做徹底的了解，以便下一步工作有具體的方向。意圖即活動(dòng)的宗旨、計(jì)劃、目的等，同時(shí)要對(duì)參與展示的展品內(nèi)容、性質(zhì)、特征等基本情況和相關(guān)數(shù)據(jù)資料做深入了解，為下一步的工作有的放矢、深入細(xì)化做好鋪墊。
2.會(huì)展展示活動(dòng)的參與者
會(huì)展展示活動(dòng)的參與者又稱為信息接收者，主要是指會(huì)展展示活動(dòng)的顧客和觀眾。展示設(shè)計(jì)者必須對(duì)這部分人加以關(guān)注和研究，了解他們是些什么樣的人，他們有哪些需求和表現(xiàn)。研究的內(nèi)容主要有：他們來(lái)自哪里，從事何種工作，他們追求的價(jià)值取向、社會(huì)目標(biāo)，以及年齡、性別、職業(yè)、階層、性格等方面的資料；顧客和觀眾的生活形態(tài)、思想觀念、習(xí)慣、喜好、欣賞口味、行為規(guī)律、消費(fèi)心理等，對(duì)這部分人的研究和把握至關(guān)重要。換言之，只有他們高興了、滿意了，會(huì)展展示活動(dòng)才是真正意義上的成功。
(二)對(duì)物的研究
在會(huì)展展示設(shè)計(jì)中，任何展品都不是孤立存在的。展示設(shè)計(jì)師的任務(wù)在于有目的地去選擇合適的道具、背景，通過(guò)怡當(dāng)?shù)拇钆?，使之主次分明、相得益彰，?chuàng)造一種和諧的視覺(jué)效果。展品及各種展示道具是否美觀和實(shí)用，是展示成功與否的硬性指標(biāo)。
美觀，是展示設(shè)計(jì)師研究的首要任務(wù)。不管展品自身的造型美丑，展示設(shè)計(jì)師都必須想方設(shè)法讓它變得好看，以吸引參觀者的注意，從而激發(fā)其好奇心，能夠更深入地了解展品的性能、特點(diǎn)以及其他相關(guān)的背景資料。所以，展示設(shè)計(jì)師要深入研究展品的不同性能、用途，質(zhì)地、數(shù)量、重量、形狀、色彩、組群關(guān)系、品牌關(guān)系等，以便有針對(duì)性地設(shè)計(jì)和創(chuàng)造出新奇。富有美感的視覺(jué)效果。
實(shí)用，是指展示設(shè)計(jì)師用新穎、獨(dú)特的手法創(chuàng)造條件吸引觀眾的眼球，并調(diào)動(dòng)一切手段
立體、全方位地展示出物品真實(shí)、可用的特點(diǎn)，使參觀者通過(guò)對(duì)“物”的了解，獲取相關(guān)的信息，增長(zhǎng)見(jiàn)識(shí)，開(kāi)闊眼界，陶冶情操。商業(yè)展示借此促銷，文化娛樂(lè)型展示則惜物傳意，達(dá)到寓教于樂(lè)的根本目的，這也是展示設(shè)計(jì)師對(duì)“物”的充分研究后最終要達(dá)到的目標(biāo)。
(三)對(duì)場(chǎng)地的研究
展示設(shè)計(jì)師對(duì)場(chǎng)地的研究是為了便于對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的展開(kāi)做到胸有成竹，從宏觀的層面整體把握會(huì)展展示活動(dòng)的規(guī)模、造型、運(yùn)作程序等，特別是要熟知和了解場(chǎng)地的各項(xiàng)限制條件，使設(shè)計(jì)能夠做到有的放矢。熟悉和了解的內(nèi)容應(yīng)該包括以下幾方面。
(1)現(xiàn)場(chǎng)的規(guī)模尺寸，即長(zhǎng)、寬、高、面積及空間大小。
(2)空間結(jié)構(gòu)形態(tài)，如矩形、正方形、圓形、三角形或其他類似T形、L形、1形、十字形等，以及梁、柱、門(mén)、窗、轉(zhuǎn)角等的形態(tài)。
(3)設(shè)備環(huán)境條件，包括采光、通風(fēng)、水、電、空調(diào)、進(jìn)出通道、消防設(shè)施等。
(四)對(duì)時(shí)間的研究
會(huì)展展示活動(dòng)受時(shí)間的限制是不言而喻的，具體做展示設(shè)計(jì)必須要有時(shí)間的觀念。首先，普通的展覽往往三五天就結(jié)束了，留給現(xiàn)場(chǎng)搭建的時(shí)間一般也就一至兩天，所以對(duì)展位的設(shè)計(jì)要求就非常講究，這對(duì)設(shè)計(jì)師頭腦中時(shí)間的概念是一個(gè)非常大的考驗(yàn)，常常要求設(shè)計(jì)師把時(shí)間的節(jié)點(diǎn)精確到小時(shí)、分、秒，因?yàn)槊康⒄`一天，不僅會(huì)損失昂貴的租金，而且對(duì)整個(gè)展覽和自己企業(yè)的信譽(yù)帶來(lái)的影響也會(huì)非常的大。其次，同樣內(nèi)容的會(huì)展展示活動(dòng)，在不同的季節(jié)、時(shí)間段，對(duì)時(shí)間的要求也是完全不一樣的。比如淡季寬松，旺季緊張，因陰睛雨雪、溫度高低，對(duì)室內(nèi)和室外的展品、展具的展出以及制作的質(zhì)量、效率也有直接的影響，設(shè)計(jì)師均需將種種因素考慮到位，不可懈怠大意。
在具體設(shè)計(jì)中，時(shí)間的概念具體可分為前期準(zhǔn)備階段和后期開(kāi)展階段。設(shè)計(jì)活動(dòng)往往是從倒計(jì)時(shí)開(kāi)始。一旦確定了展期，就必須全力以赴、背水一戰(zhàn)。任何一次展示設(shè)計(jì)都像一場(chǎng)重大成役，都必須制定詳細(xì)而嚴(yán)格的時(shí)間表。從前期的策劃、設(shè)計(jì)，與委托方對(duì)方案的陳述、溝通、修改，再到后來(lái)的施工、搭建，都要嚴(yán)格按照進(jìn)度進(jìn)行。前期的延誤極易造成后期的緊張與混亂。所以，設(shè)計(jì)師在做方案時(shí)，絕不能僅僅滿足于幾張漂亮的圖紙，而是要對(duì)各個(gè)部分的結(jié)構(gòu)和工藝了如指掌，對(duì)加工的難易程度、拆裝、運(yùn)輸?shù)臅r(shí)間等節(jié)點(diǎn)的把握要做到中有數(shù)。否則，即使部分的展示道具己經(jīng)制作完成，但給運(yùn)輸和搭建帶來(lái)的麻煩和難度沒(méi)加以考慮，就極有可前期準(zhǔn)備階段，主要指的是會(huì)展展示活動(dòng)前期的調(diào)研、設(shè)計(jì)和制作時(shí)間。設(shè)計(jì)制作時(shí)間的能直接導(dǎo)致時(shí)間的延誤或者施工、搭建時(shí)的緊張、混亂合理安排，要絕對(duì)保證會(huì)展展示活動(dòng)的順利進(jìn)行。無(wú)論會(huì)議還是展覽還是其他節(jié)事活動(dòng)，絕大多數(shù)現(xiàn)場(chǎng)的布置與搭建往往只有一兩天的時(shí)間。所以對(duì)設(shè)計(jì)、搭建的技術(shù)和施工程序、工藝水平要求比較高。
而對(duì)于后期的開(kāi)展階段而言，會(huì)展展示活動(dòng)的分類不同，開(kāi)展的時(shí)間也有長(zhǎng)有短。要認(rèn)真平要求較高。計(jì)算好每一天寶貴的時(shí)間，要保證準(zhǔn)時(shí)的開(kāi)幕時(shí)間、中間正式的開(kāi)展時(shí)間、閉幕撤館的時(shí)間等等。這不僅僅影響到其他會(huì)展展示活動(dòng)的開(kāi)展，更重要的是要對(duì)主辦方、參展商負(fù)責(zé)，對(duì)媒體和公眾負(fù)責(zé)，這是一個(gè)重要的信譽(yù)度的問(wèn)題。
(五)對(duì)經(jīng)費(fèi)的研究
經(jīng)費(fèi)是保證會(huì)展展示活動(dòng)得以實(shí)現(xiàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)?！傲苛Χ小?、“量體裁衣”就是指做任何事都必須依據(jù)實(shí)際能力來(lái)辦事。而超計(jì)劃、超指標(biāo)的費(fèi)用開(kāi)支，往往會(huì)因?yàn)榻?jīng)費(fèi)不足而使設(shè)計(jì)圖紙變成廢紙一張，從而造成巨大的矛盾和麻煩。會(huì)展展示活動(dòng)的投資費(fèi)用通常并不是設(shè)計(jì)師首要考慮的，但是具體的數(shù)目一旦確定下來(lái)，設(shè)計(jì)師就必須緊緊圍繞經(jīng)費(fèi)來(lái)做細(xì)致文章了。只有在對(duì)整個(gè)會(huì)展展示活動(dòng)的總體開(kāi)支以及具體材料的選用上有個(gè)宏觀把握，設(shè)計(jì)師的圖紙?jiān)O(shè)計(jì)才能夠準(zhǔn)確、合理、實(shí)用。設(shè)計(jì)師做整體設(shè)計(jì)方案時(shí)主要考慮的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題一般分為直接費(fèi)和間接費(fèi)兩部分。直接費(fèi)包括直接用于展示項(xiàng)目上的所有開(kāi)支，如前期的企劃、市場(chǎng)調(diào)研費(fèi)設(shè)計(jì)施工的材料費(fèi)、人工費(fèi)，以及現(xiàn)場(chǎng)施工的管理費(fèi)、辦公費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)等；間接費(fèi)則是除直接費(fèi)以外的與項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的其他費(fèi)用的總和，如企業(yè)運(yùn)作的辦公費(fèi)、管理費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、稅金等。普通的設(shè)計(jì)師往往只“研究”展位搭建的材料成本和人工開(kāi)支，其余的并不在其考慮的范圍。比如，規(guī)定只有10萬(wàn)元的經(jīng)費(fèi)可用于會(huì)展展示活動(dòng)中，總設(shè)計(jì)師就得從直接費(fèi)和間接費(fèi)等方方面面研究和盤(pán)算開(kāi)支和成本，以確定整個(gè)會(huì)展展示活動(dòng)的規(guī)模、質(zhì)量和效果；而具體展位搭建上，一般設(shè)計(jì)師只要考慮用于搭建的大致費(fèi)用多少即可，這樣在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)時(shí)就會(huì)有的放矢，只要考慮材料的成本和人工的制作安裝費(fèi)用即可。當(dāng)然有時(shí)也需要認(rèn)真考慮一些損耗、運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)的費(fèi)用。比如有些方案設(shè)計(jì)合理、效果良好，也符合經(jīng)費(fèi)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，但可能制作起來(lái)會(huì)增加損耗費(fèi)用，體量過(guò)大會(huì)增加運(yùn)輸費(fèi)用以及安保和倉(cāng)儲(chǔ)的費(fèi)用，這些都是設(shè)計(jì)師在圖紙?jiān)O(shè)計(jì)時(shí)必須研究的課題。
在計(jì)算費(fèi)用時(shí)還需注意：常常直接費(fèi)和間接費(fèi)中的部分名目的列支可在甲乙雙方協(xié)商下適當(dāng)?shù)幕Q和調(diào)整。如業(yè)務(wù)招待費(fèi)在一定的情況下可算作直接費(fèi)，也可列為間接費(fèi)，部分項(xiàng)日的開(kāi)支也可在雙方協(xié)商下，分別列入直接費(fèi)或間接費(fèi)，具體問(wèn)題視具體情況而定。
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