組織公關(guān)活動是展覽品牌宣傳中的一項重要的工作，通過公關(guān)活動的造勢為展覽組織機(jī)構(gòu)與目標(biāo)客戶間搭建一個有效的溝通平臺，同時也樹立展覽品牌良好得到公眾形象，擴(kuò)大展覽品牌的影響力，創(chuàng)建和諧經(jīng)營環(huán)境起到重要作用。組織推廣的步驟如下


1.樹立目標(biāo)
     展覽公關(guān)活動的目標(biāo)是指展覽組織機(jī)構(gòu)希望通過策劃、組織、實施公關(guān)活動或者事件，為展覽組織機(jī)構(gòu)和展覽項目樹立與營造良好的形象和經(jīng)營環(huán)境。明確的目標(biāo)有利于宣傳工作的開展。因此，需要從內(nèi)、外部條件出發(fā)，確立科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的目標(biāo)。


（1）內(nèi)部條件。公關(guān)活動策劃者在進(jìn)行策劃的過程中，特別要注意是內(nèi)部資源是否可以在公關(guān)活動中得到充分的利用，如是配置了具有豐富經(jīng)驗的人才，在不影響其他工作正常進(jìn)行的情況下，是否能為活動提供足夠的經(jīng)費支持。


（2）外部條件。公關(guān)活動的外部條件比內(nèi)部條件更加重要。社會公眾所關(guān)心的熱點都聚焦在公關(guān)活動轉(zhuǎn)播載體的有效性方面。因此，要全面挖掘有助于公關(guān)活動的，目標(biāo)實現(xiàn)的信息，并加以充分利用。通過有效的公關(guān)策劃與有實力的目標(biāo)客戶進(jìn)行交流與溝通，開發(fā)合作項目。


2.明確受眾
     展覽的公關(guān)宣傳推廣活動的受眾一般是指參展商、觀眾、業(yè)內(nèi)專業(yè)人士以及重要的媒體和相關(guān)政府部門等。不同的展覽項目，所設(shè)定的宣傳推廣受眾也有所區(qū)分。為了有助于公關(guān)活動的順利進(jìn)行，提高活動的組織效果，應(yīng)事先對受眾進(jìn)行分析，可利用展覽組織機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫定位目標(biāo)受眾，也可以借鑒其他同類展覽的公關(guān)活動，確定受眾的范圍與展覽公關(guān)活動所期望達(dá)到的目標(biāo)。只有在受眾明確的情況下才能針對受眾的基本特點，策劃旨在達(dá)到宣傳與推廣目標(biāo)的公關(guān)活活動，從而提高公關(guān)活動的效果。


3.選擇傳播載體
     選擇不同的傳播載體將會對公交活動的整體效果產(chǎn)生影響，因此，認(rèn)真評估和選擇傳播載體是整個公關(guān)策劃組織工作的重要一環(huán)。
     公關(guān)活動的傳播載體可以是人，也可以是物，還可以是事件。


4.確定時間和地點
     公關(guān)活動的有效實施還取決與選定的時間和地點，能否巧妙地安排好公關(guān)活動的時間和地點對公關(guān)活動的效果具有直接的影響。在公關(guān)活動的時間和地點選擇上，活動的策劃組織者要充分利用各種不同的外部條件，抓住有效宣傳契機(jī)，使公關(guān)活動產(chǎn)生最佳的宣傳和推廣效果。


5.經(jīng)費預(yù)算
     良好的財務(wù)支持是公關(guān)活動成功舉行的基本保障，活動的策劃組織者需有效地調(diào)控整個進(jìn)程，列出各種公關(guān)活動項目的支出與收入，及時編制公關(guān)活動的預(yù)算，這將大大提高公關(guān)活動的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（1）場地及設(shè)備費用。
（2）宣傳資料制作費用
（3）嘉賓邀請費用
（4）接待費用
（5）其他費用