一、明確工作目標(biāo)
     明確宣傳和推廣的目的是展覽組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行宣傳和推廣的首要工作，只要明確主要目標(biāo)，才能根據(jù)展覽項(xiàng)目的不同，選擇恰當(dāng)?shù)男麄鞣绞胶屯茝V途徑。針對(duì)不同的工作目標(biāo)，宣傳和推廣重點(diǎn)也有所不同，這樣才能有目的地去實(shí)施各種宣傳推廣工作，做到有的放矢。例如，展覽項(xiàng)目的宣傳和推廣定位于招展或者招商，那么就將在專業(yè)媒體上進(jìn)行宣傳推廣工作，因?yàn)閷I(yè)媒體的覆蓋范圍雖受一定局限，但它具有針對(duì)性強(qiáng)，目標(biāo)客戶忠誠(chéng)度高的特點(diǎn)。如果展覽項(xiàng)目宣傳推廣目標(biāo)僅是為了提供展覽所在區(qū)域的知名度，在媒體選擇時(shí)就可以考慮選擇覆蓋范圍較廣的大眾媒體，大眾媒體具有受眾面廣、層次多、宣傳和推廣的影響范圍持久等特點(diǎn)，有利于提高展覽品牌的知名度和影響力。


二、規(guī)劃投入費(fèi)用
     宣傳和推廣的費(fèi)用與展覽的整體效果和效益有很大的關(guān)聯(lián)，采用不同的宣傳方式，費(fèi)用具有很大的差別。對(duì)于展覽組織機(jī)構(gòu)而言，宣傳的費(fèi)用是影響媒體選擇的一個(gè)重要因素。因此，做好預(yù)算，考慮宣傳成本，規(guī)劃投入費(fèi)用，才能達(dá)到在不加宣傳和推廣費(fèi)用的同時(shí)實(shí)現(xiàn)最好的宣傳效果。規(guī)劃投入宣傳費(fèi)用，不僅要考慮宣傳費(fèi)用的多少，而且還要考慮宣傳費(fèi)用的總體支出水平和額度。在具體操作中，展覽宣傳費(fèi)用預(yù)算可先按宣傳渠道的不同來(lái)分別制定，編制分級(jí)預(yù)算匯總成總預(yù)算。新辦的展覽，宣傳費(fèi)用的投入將高于已辦多屆的展覽，約占展會(huì)總收入的20%~25%；對(duì)于已辦多屆的展覽，展覽組織機(jī)構(gòu)將控制在展覽總收入10%~20%作為宣傳資金。


三、選擇組織方式
     現(xiàn)代展覽營(yíng)銷的宣傳和推廣的具體組織方式有兩種：一是委托營(yíng)銷咨詢或者策劃公司全面代理，而是展覽組織機(jī)構(gòu)自己實(shí)施。

     選擇一家合適的營(yíng)銷咨詢或者策劃公司，其全面代理展覽產(chǎn)品的營(yíng)銷策劃、廣告宣傳、推廣促銷工作的優(yōu)點(diǎn)是利用專業(yè)化分工，提高效率，缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。選擇代理公司的標(biāo)準(zhǔn)是：該公司具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)秀的策劃能力，擁有強(qiáng)大的智力資源和傳播網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，對(duì)如何運(yùn)作、推廣展覽有深入的理解，并掌握科學(xué)先進(jìn)的營(yíng)銷理念，對(duì)展覽不同時(shí)期的廣告投入方式與媒體選擇具有豐富經(jīng)驗(yàn)。

     由展覽組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)展覽的一切推廣，需要進(jìn)行大量的組織、管理、廣告、宣傳、策劃、公關(guān)、工程等工作，其優(yōu)點(diǎn)是廣告費(fèi)用可以自由支配，利潤(rùn)獨(dú)享，缺點(diǎn)是風(fēng)險(xiǎn)較高，與媒體合作的成本也較高，展覽營(yíng)銷的專業(yè)性也會(huì)弱一些。


四、確認(rèn)宣傳信息的內(nèi)容
     對(duì)發(fā)布與展覽的動(dòng)態(tài)信息，應(yīng)該有人負(fù)責(zé)對(duì)信息的內(nèi)容進(jìn)行審核，包括：
1.信息內(nèi)容上要根據(jù)宣傳與推廣的目的而有所側(cè)重。
2.明確向外界和目標(biāo)客戶發(fā)布的信息內(nèi)涵。例如，展覽組織機(jī)構(gòu)的辦展目標(biāo)和理念，展覽的亮點(diǎn)和特點(diǎn)，展覽的品牌形象，展覽的服務(wù)等。
3.要注意信息發(fā)布的來(lái)源和信息的真實(shí)可靠性。
4.信息不能與同類型展覽的宣傳內(nèi)容太相似，太雷同的信息不僅將失去宣傳的效果與意義，并可能產(chǎn)生涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的法律糾紛。
5.展覽信息的發(fā)布要盡量考慮采用多語(yǔ)言版本，對(duì)目標(biāo)客戶進(jìn)行有效的宣傳推廣，以此來(lái)提高展覽的影響面。


五、宣傳和推廣時(shí)間安排
     宣傳和推廣時(shí)間安排是宣傳和推廣時(shí)間需要反復(fù)考慮的重要內(nèi)容，需要從兩個(gè)方面進(jìn)行安排：
1.根據(jù)宣傳時(shí)機(jī)進(jìn)行安排
     展覽營(yíng)銷工作的各個(gè)階段，需要很好地把握推廣時(shí)機(jī)。如果宣傳推廣距展覽開(kāi)幕時(shí)間過(guò)長(zhǎng)容易使目標(biāo)客戶遺忘，如果時(shí)間過(guò)短，則不利于參展商和觀眾的時(shí)間安排。根據(jù)展覽操作實(shí)踐，在展覽營(yíng)銷工作開(kāi)展的前期，可在合適媒體上投放少量的形象廣告，以引起目標(biāo)客戶的注意；在中期，可加大廣告的投放力度，以加強(qiáng)展覽項(xiàng)目的認(rèn)同從而采取積極的行為；在后期，廣告投放則主要對(duì)展覽主辦地的參展者，以宣傳展覽品牌形象為主。


2.根據(jù)宣傳策略進(jìn)行安排
（1）同一時(shí)間段進(jìn)行宣傳，采取密集的宣傳攻勢(shì)，在參展商和觀眾心中樹(shù)立起對(duì)展覽的認(rèn)知。
（2）連續(xù)一段時(shí)間進(jìn)行宣傳，采取均勻的宣傳攻勢(shì)與策略使參展商和觀眾對(duì)其逐步加深印象。
（3）分若干不同階段進(jìn)行宣傳，進(jìn)行一個(gè)時(shí)間段的宣傳后，根據(jù)變化隔一段時(shí)間再進(jìn)行宣傳。

     不管根據(jù)哪個(gè)方面安排，都需要編制宣傳時(shí)間表，以實(shí)現(xiàn)對(duì)宣傳和推廣工作的全程控制，還需要展覽組織機(jī)構(gòu)根據(jù)展覽項(xiàng)目的實(shí)際情況以及外部的展覽上次行環(huán)節(jié)，特別是對(duì)同類展覽宣傳頻度和宣傳效果進(jìn)行深入研究后再做出有針對(duì)性的合理安排。


六、選擇宣傳和推廣渠道
     選擇宣傳和推廣渠道有很多種選擇，如利用新聞發(fā)布會(huì)，通過(guò)同類展覽宣傳推廣，網(wǎng)上宣傳，在專業(yè)雜志發(fā)布廣告，通過(guò)專業(yè)協(xié)會(huì)和商會(huì)進(jìn)行宣傳等。宣傳和推廣的多樣性有利于提高展覽品牌的影響力和號(hào)召力，有利于強(qiáng)化展品品牌的價(jià)值和意義。


     展覽宣傳和推廣具有自身特點(diǎn)，包括展覽主題、展覽規(guī)模、舉辦時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)方式等各項(xiàng)宣傳要點(diǎn)，都具有極強(qiáng)的時(shí)效性。因此，在渠道選擇上應(yīng)注重時(shí)效性強(qiáng)且便于保存、方便反復(fù)閱讀的媒體，如大眾報(bào)刊、專業(yè)雜志、直郵、網(wǎng)絡(luò)廣告等具有明確針對(duì)性的媒體，使之既能全面反應(yīng)展覽信息的情況，而且也會(huì)節(jié)約宣傳和推廣的成本。


七、宣傳和推廣的效果評(píng)估
     對(duì)展覽宣傳與效果評(píng)估，主要依據(jù)參展商和觀眾的數(shù)量，同時(shí)還要考慮其他綜合效益。具體的評(píng)估指標(biāo)有評(píng)估傳播效果的接收率、注意率、閱讀率和認(rèn)知率，評(píng)估宣傳促銷效果的展位銷售增長(zhǎng)率、廣告收益增長(zhǎng)率等。這些評(píng)估最主要的是以量化的形式對(duì)展覽的綜合效益進(jìn)行測(cè)評(píng)，也為下次展覽提供指導(dǎo)。因此，展覽組織機(jī)構(gòu)要認(rèn)真、仔細(xì)、科學(xué)地進(jìn)行這項(xiàng)重要工作。

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