會展工程設(shè)計(jì)是一項(xiàng)融多項(xiàng)活動、要素于一體的工作。設(shè)計(jì)師以展示設(shè)計(jì)項(xiàng)目書為基礎(chǔ)，通過多種渠道獲取信息，經(jīng)過深思熟慮、使不可視的構(gòu)想變?yōu)榫唧w形象的設(shè)計(jì)。要使這樣的工作能按部就班地順利展開，必須充分了解整個展示工程中各環(huán)節(jié)所需要做的工作，做到胸有成竹、有條不紊地開展各項(xiàng)工作。


     在具體方案設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)師一方面要遵循設(shè)計(jì)腳本的基本要求來進(jìn)行構(gòu)思，避免只憑自己的意志或個人的偏好來進(jìn)行主觀臆造；另一方面，又必須充分發(fā)揮其想象力和創(chuàng)造性，對展示所要達(dá)到的展示效果有充分的把握。優(yōu)秀的腳步固然重要，它可以提供結(jié)構(gòu)想的依據(jù)，引發(fā)和豐富設(shè)計(jì)師的想象思維。但是，腳本寫得再好，也只是停留在文字表達(dá)階段，還只是概念的、抽象的構(gòu)想，如沒有設(shè)計(jì)師對具體視覺形式的再創(chuàng)造，是很難取得展示效應(yīng)的。


     會展工程的形式方案設(shè)計(jì)包括總平面圖、區(qū)位平面圖、立面圖、展示模型、展具、陳列手法、展示色彩、照明、板式、裝飾以及有些具體的圖表、文字、圖案、標(biāo)志、屏幕、招貼、燈箱、宣傳冊、紀(jì)念品、票卷等諸多方面的內(nèi)容。因而，從這一角度講，設(shè)計(jì)師有著更為重要的作用。能否推出富有想象力的、生動新穎的、匠心獨(dú)具的展示形式，以取得最佳的展示效果，是設(shè)計(jì)師的責(zé)任。具體方案設(shè)計(jì)是一項(xiàng)空間設(shè)計(jì)，必須通過具體的視覺形式來呈現(xiàn)。


1.展示工程設(shè)計(jì)前期的工作范圍

1.1 了解客戶的參展目的、企業(yè)理念、廣告宣傳及營銷策略，以便于確定展示的總體定位、展示內(nèi)容、表現(xiàn)形式等。


1.2 了解會展舉辦的場地情況，參展建筑圖紙，深入現(xiàn)場測量實(shí)際尺寸，空間的長、寬、高及門窗的尺寸，以及天花吊頂?shù)男问?、供電線路等。在設(shè)計(jì)和搭建時(shí)往往受到場地的影響和制約，所以，設(shè)計(jì)前必須提前對場地的設(shè)施、照明等基本情況進(jìn)行深入了解。


1.3.熟悉了解展品的內(nèi)容，了解所用材料的規(guī)格、性能、數(shù)量、特征等。最好有具體的展品清單，一方面為具體的陳列布展提供準(zhǔn)確的依據(jù)，另一方面也能防止在撤展、拆卸、清退等善后工作中出現(xiàn)疏漏和差錯。


2.設(shè)計(jì)與制作階段的工作范圍

2.1 在深入與客戶溝通的基礎(chǔ)上，針對企業(yè)理念和行業(yè)特點(diǎn)，運(yùn)用設(shè)計(jì)原則，設(shè)計(jì)好展示空間和造型。


2.2 按照展示內(nèi)容和板式設(shè)計(jì)的要求制作好平面圖展板的內(nèi)容，制作好尺寸詳盡、材質(zhì)合理規(guī)范、工藝要求明確的美工圖紙。


2.3 根據(jù)不同的展位類型，這邊好布展現(xiàn)場需要的各種裝飾材料和工具，并逐一制作準(zhǔn)備好所需展具。


2.4 準(zhǔn)備好展位現(xiàn)場所需的照明設(shè)備，包括電線、插座、燈具等。


2.5 準(zhǔn)備好展示中所配套的音響、電視、展示屏幕等AV設(shè)備。


3.布展階段要完成的工作范圍

由于展覽場館展期安排得非常緊密，給搭建商的布展時(shí)間很有限，這需要施工搭建部門必須遵循布展的工作規(guī)范，具體包含以下幾方面的工作。

3.1 地面鋪設(shè)階段，要求一次到位、規(guī)范合理。
3.2 搭建主體造型、安裝展示空間主體構(gòu)件、安置展具。
3.3 鋪設(shè)照明路線，安裝照明燈具和設(shè)備。
3.4 美工制作。安裝布置標(biāo)牌、標(biāo)志、文字、燈箱畫面等美工內(nèi)容。
3.5 布置展品。根據(jù)展品的內(nèi)容與特點(diǎn)列出布置展品的詳細(xì)規(guī)劃，一般應(yīng)按先上后下、先內(nèi)后外的順序進(jìn)行布展，盡量避免違規(guī)操作而造成的翻工。應(yīng)該根據(jù)設(shè)計(jì)師的總體設(shè)計(jì)、遵循形式美的法則，有緊有松、疏密合理。


     所有展位搭建與布置工作順利完成，應(yīng)該打掃場地，把現(xiàn)場清潔干凈，最后用膠帶封圍自己的展區(qū)，貴重物品注意采取安全措施，準(zhǔn)備第二天開展。


3.展出階段的工作范圍

隨著展覽正式開始，前期的準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、布置的工作已告結(jié)束，隨之而來的就是展出階段的工作，這些工作是與前期工作環(huán)環(huán)相扣、承上啟下的，工作氛圍包括以下幾方面。


（1）接待與咨詢工作
     在一般的商業(yè)展覽會開展期間，要進(jìn)行洽談、交流與咨詢工作，接待工作往往兼顧對觀眾發(fā)放宣傳材料、紀(jì)念品及問答觀眾提出的問題，介紹展品和企業(yè)的情況等。在博物館、陳列館等固定的展覽場所，一般有專門的接待處，并特別配備講解員，有計(jì)劃、有組織地舉行集體參觀活動。


（2）促展、宣傳工作
     企業(yè)參展的主要目的是通過會展帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益，會展最終取得的效果是商家普遍關(guān)注的，在展覽期間，通過多種展示活動及不同的方式宣傳企業(yè)是展覽會期間的重要內(nèi)容。在展覽會上，往往通過LED，等離子電視、投影機(jī)等現(xiàn)代媒體技術(shù)的應(yīng)用來宣傳企業(yè)。


（3）修理、清潔工作
     在展示過程中，常常會出現(xiàn)一些意想不到的事情，如電力故障、機(jī)械故障、展位結(jié)構(gòu)的移位、脫落等偶然因素的發(fā)生，須有專職工人及時(shí)處理，以確保展覽活動不受影響。


（4）撤展、拆卸及善后工作
     撤展工作是展示活動的最后一個環(huán)節(jié)，這一工作的開展需要強(qiáng)有力的組織，只要合理分工、有序地進(jìn)行。首先是小心收放展品，按原清單查收入庫，防止丟失避免損壞，對于展具的拆卸，應(yīng)該注意按照先上后下、先小后大的順序有序拆裝，分類存放，以方便今后的循環(huán)再利用。


     展覽工程的組織籌辦不是固定不變的，機(jī)構(gòu)的設(shè)置可根據(jù)不同的會展規(guī)模靈活確定，展覽工程機(jī)構(gòu)的組成和功能是以展示會能否有序、高效、按時(shí)為基本原則，其職責(zé)變化也都是以此為基點(diǎn)的。大型展示會機(jī)構(gòu)設(shè)置可以細(xì)致周全，小型展示會可以適當(dāng)壓縮、從簡。